Znak sprawy IT.341-1PN/07								 DRUK WZP-201

(pieczęć Wykonawcy)	

Załącznik nr .......	

OŚWIADCZENIE O FUNKCJONALNOŚCI OFEROWANEGO ROZWIĄZANIA

NAZWA (FIRMA) WYKONAWCY ...............................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

Oświadczam, że oferowane przez nas rozwiązanie elektronicznego obiegu dokumentów zawiera wszystkie wymagane przez Zamawiającego w SIWZ funkcjonalności. Na potwierdzenie spełniania ww. wymagań załączamy zrzuty ekranu pochodzące z oferowanego oprogramowania.
Jeśli funkcjonalność, której wymagane jest potwierdzenie, wymaga wykonania kilku zrzutów ekranu wymagane jest, aby każdy taki zrzut dołączyć do niniejszego oświadczenia.

Niniejsze oświadczenie składam świadomy odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań, wynikającej z art. 233 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 533 ze zm.).

Wymagana funkcjonalność	Zrzut ekranu Załącznik nr	
Zgodność z Instrukcją Kancelaryjną dla organów gminy, procedurami urzędowymi, m.in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw,		
Posiadanie następujących, wbudowanych ewidencji:	
Komórek organizacyjnych urzędu (struktura organizacyjna urzędu oparta o model drzewa, zawierające podstawowe dane nt. komórek z podziałem na: pracowników urzędu (Imię, Nazwisko, opis stanowiska pracy, opis miejsca pracy, telefony kontaktowe, adresy e-mail), graficzna prezentacja struktury urzędu,		
kontrahentów urzędu (z podziałem na osoby fizyczne i prawne, z gminy/z poza gminy) obejmujące następujące dane: imię, nazwisko, nr PESEL, nr NIP, nr REGON, adresy (siedziba i korespondencji), nr telefonu, adres poczty e-mail,		
Słownik miejscowości 		
Mechanizmy kontroli dostępu użytkowników (także administratorów) do gromadzonych danych oraz realizowanych operacji wraz z ich rejestracją, system musi zawierać mechanizm logów systemowych – rejestracja zdarzeń kluczowych dla działania systemu, śledzenie operacji dokonywanych na słownikach, zapisywanie wszystkich operacji przeprowadzanych na dokumentach (odczyt, zapis, modyfikacja, dodanie wersji), możliwość przeglądania logów i generowania na ich podstawie raportów,		
System musi posiadać mechanizmy służące do zarządzania dostępem do danych przechowywanych w systemie. W szczególności:	
Możliwość zarządzania na poziomie dostępu użytkownika;		
Możliwość zarządzania na poziomie dostępu grupy pracowników		
Możliwość zarządzania na poziomie dostępu do spraw na podstawie klasyfikacji opartej o JRWA		
Możliwość zarządzania na poziomie dostępu do spraw na podstawie przynależności użytkownika do Komórki Organizacyjnej Urzędu.		
Obsługa wielostopniowej struktury organizacyjnej urzędu,		
Automatyczne tworzenie dziennika korespondencji przychodzącej i wychodzącej, Niepowtarzalna, automatyczna numeracja rejestrowanej korespondencji,		
Możliwość tworzenia pocztowej książki nadawczej zgodnie ze wzorami wskazanymi przez poszczególnych Odbiorców Usług,		
Możliwość przekazania dokumentu, sprawy obsługi wybranemu użytkownikowi z uwzględnieniem procesów realizowanych elektronicznie:	
przekazania (rozdziału) korespondencji przez kierowników/naczelników wydziału		
zatwierdzanie decyzji		
Możliwość przekazywania spraw/dokumentów do innych jednostek, w tym opiniowanie zewnętrzne,		
Możliwość autoryzowania i zatwierdzania pism wychodzących przez osoby uprawnione,		
Automatyczne podpowiadanie odbiorcy (wnioskodawca, strony) korespondencji na podstawie wbudowanego w system słownika kontrahentów (mieszkańców, pracowników itp.),		
Metryczka korespondencji przychodzącej winna posiadać minimum takie pola jak:	
rodzaj dokumentu (przychodzący, wychodzący, wewnętrzny)		
data wpływu (podpowiadana przez system, z możliwością modyfikacji tylko na etapie rejestracji)		
nadawca / odbiorca (y)		
dotyczy (krótki opis korespondencji)		
nr na piśmie (znak pisma, nr faktury itp.)		
data na piśmie (data wystawienia korespondencji)		
Mechanizm informowania oraz wymagania kompletności zestawu dokumentów związanych z wszczynanym typem sprawy, a w przypadku braku danych lub załączników przyjętej już korespondencji – możliwość emisji dokumentu o uzupełnienie brakujących danych,		
Grupowanie wpływających dokumentów w teczki przypisane do danego procesu sprawy lub użytkownika,		
Możliwość emisji dokumentu potwierdzającego przyjęcie pisma do Urzędu wraz z generacją unikalnego kodu jednoznacznie identyfikującego interesanta i sprawę,		
Obsługa dokumentów zwrotnego potwierdzenia odbioru przez adresata (nośnik papierowy i elektroniczny). Rejestracja zwrotek z możliwością dołączania ich do akt sprawy (w formie elektronicznej)		
Skanowanie dokumentów papierowych poprzez wbudowaną wtyczkę (plugin) systemu i umieszczanie ich bezpośrednio w repozytorium dokumentów. Wymagane jest ,aby do skanowania nie było uruchamiane żadne oprogramowanie zewnętrzne,		
Podgląd standardowych formatów plików graficznych (skanów), w dostarczonej wraz z systemem przeglądarce. W szczególności dotyczy to formatów wymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych w załączniku nr 2 pkt A 3. Dopuszcza się otwieranie plików w formacie PDF z wykorzystaniem odpowiednio skonfigurowanego oprogramowania Adobe Reader lub równoważnego.		
Możliwość przeglądania w procesie dekretacji listy dokumentów wraz z ich podglądem w tym samym oknie.		
Wykonywanie wielopoziomowej dekretacji.		
Podgląd innych typów dokumentów, za pomocą zewnętrznych, dostarczonych przez wykonawcę przeglądarek. W szczególności dotyczy to formatów wymienionych w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w  prawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych w załączniku nr 2 pkt A 2. Na stanowiskach wyznaczonych do edycji otwieranie dokumentów w określonych przez Odbiorców Usług aplikacjach biurowych (możliwość wyboru przez administratora w trakcie użytkowania systemu, w szczególności uzależnienie od uprawnień użytkownika),		
Moduł obsługi poczty elektronicznej, który udostępnia w szczególności następujące funkcjonalności:	
Możliwość wprowadzenia wielu tożsamości;		
Możliwość zakładania osobnych folderów do poczty;		
Możliwość definiowania filtrów postępowania z pocztą;		
Obsługa autoryzacji SMTP, POP3;		
Obsługa poczty w formacie HTML;		
Przechowywanie całej poczty w bazie danych;		
Obsługa quoty kont mailowych;		
Walidacja poczty podpisanej podpisem powszechnym.		
Wbudowany i jednolity z systemem - system obsługi faksów realizujący następujące zadania: automatyczny odbiór faksów, udostępnienie możliwości wszczynania spraw z faksów, powiadamianie nadawców o terminie i statusie wysłanego faksu lub związanych z nim problemów,		
Możliwość wszczynania spraw z „Urzędu”,		
Możliwość odkładania a/a poszczególnych pism bez konieczności zakładania sprawy,		
Możliwość wznawiania spraw zakończonych		
Możliwość wszczynania spraw na podstawie spraw przekazanych do archiwum.		
Umożliwienie zakończenia spraw dopiero po ustawowym okresie odwołania, 		
Możliwość wystawiania postanowienia o przedłużeniu sprawy,		
Możliwość określania stron sprawy, 		
Szybkie wyszukiwanie informacji przy wykorzystywaniu wielopoziomowej struktury kryteriów (wyszukiwanie po numerach PESEL, NIP, REGON, nazwisku, nazwie, adresie, słowach kluczowych),		
Wyszukiwanie w treści dokumentów znajdujących się w repozytorium systemu obiegu dokumentów dla plików w formatach: Open Document, Word, rtf, txt, pdf, xml, html,		
Weryfikacja poprawności wprowadzanych do systemu danych typu np. NIP, PESEL, REGON, konta bankowe,		
System musi posiadać mechanizm do tworzenia szablonów dla formularzy umożliwiających rejestrację napływającej korespondencji. Możliwość exportu i importu.		
Obsługa zastępstw użytkowników:	
możliwość wyznaczania zastępstw i przejmowania spraw przez podwładnych		
zarządzanie zastępstwami, 		
rejestrowanie zastępstw, 		
zatwierdzanie zastępstw 		
„przejmowania spraw podwładnych” (np. kierownik/naczelnik. może przejąć sprawę pracownika do siebie albo skierować ją na innego pracownika) definiowanie czasu trwania zastępstw,		
Tworzenie standardów (szablonów) pism wyjściowych w ramach załatwianych typowych spraw (ewidencjonowanie szablonów),		
Bieżące śledzenie drogi dokumentów, w tym również informacja na temat daty wysyłki, przechowywanie szczegółowej historii sprawy,		
Drukowanie pokwitowania przekazania spraw do dalszych komórek organizacyjnych, pracowników oraz kancelarii,		
Kontrola terminów załatwiania poszczególnych spraw – kolorowanie spraw przeterminowanych, bliskich przeterminowania itp.,		
Śledzenie przebiegu załatwiania spraw, (przeglądanie wykonanych czynności wraz z stworzonymi dokumentami/załącznikami)		
Możliwość wglądu w sprawy prowadzone przez podwładnych.		
Możliwość przejmowania spraw podwładnych i przekazywania ich innym pracownikom.		
Możliwość zamykania spraw podwładnych przez upoważnionego przełożonego.		
Możliwość nanoszenia adnotacji na obrazy dokumentów lub dodawania notatek, dołączania do pism dyspozycji dekretującego pismo odnośnie sposobu postępowania z dokumentem z możliwością oznaczania takich dyspozycji kwalifikowanym znacznikiem czasu,		
Zarządzanie wersjami dokumentów, ze wskazaniem zawsze wersji ostatniej. Tworzenie historii dokumentu obejmującej zakres i datę modyfikacji oraz osobę, która jej dokonywała. Możliwość podglądu i przywrócenia poprzednich wersji,		
Dekretacja i delegowanie spraw równolegle do różnych komórek organizacyjnych,		
Możliwość prowadzenia i koordynowania sprawy realizowanej równolegle przez kilka komórek organizacyjnych lub kilku referentów,		
System musi posiadać wyodrębniony moduł administracyjny. Wszystkie funkcje niezbędne do administrowania systemem winny być zawarte w jednym spójnym obszarze systemu.		
Edycja JRWA z poziomu panelu administracyjnego, JRWA ma posiadać możliwość rozbudowy o kolejne stopnie oraz opis kategorii archiwalnych,		
Archiwizacja systemu poprzez panel administracyjny, konfiguracja archiwizacji wsadowej,		
Możliwość generowania, wraz możliwością exportu do arkuszy kalkulacyjnych, zestawień statystycznych, zestawień pozwalających na analizę działalności urzędu oraz tworzenia własnych raportów, a w szczególności istniejących spraw w komórkach organizacyjnych, spraw prowadzonych przez poszczególnych referentów i pism z podziałem na rodzaj korespondencji,		
Tworzenie raportu zawierającego wszystkie wątki dekretacji zawierającego szczegóły typu: kto i kiedy do kogo dekretował, kiedy zostało odebrane,		
Mechanizmy wspierające archiwizację spraw i dokumentów z uwzględnieniem kategorii archiwizacji JRWA,		
Wspiera pracę grupową poprzez porównywanie różnicowe dokumentów przetwarzanych w ramach pracy grupowej – wyszukiwanie, oznaczanie akapitów/wyrazów które uległy zmianie,		
Możliwość zdefiniowania zespołów roboczych złożonych z dowolnych pracowników do obsługi zadań związanych z pracą grupową,		
Mechanizm pracy grupowej polegający na pełnotekstowym przetwarzaniu treści tworzonych w ramach projektu pracy grupowej z możliwością porównywania różnicowego zmian zawartych w kolejnych wersjach dokumentu.		
System musi posiadać repozytorium własny notatek, łączenie notatek w jedną, określanie quoty dla użytkowników,		
Wbudowany w system edytor treści pozwalający na sprawdzanie poprawności pisowni polskiej i edycję treści w procesie tworzenia dokumentów przetwarzanych w ramach pracy grupowej.		
Możliwość wszczynania postępowania z procesów będących efektem pracy grupowej.		
Aplikacja wyposażona w terminarz z funkcjonalnością pracy grupowej współpracujący z obsługą spraw umożliwiający:	
sprawdzanie zajętości, 		
wpisywanie terminów spotkań, w tym kilku osobom jednocześnie z automatycznym ich powiadamianiem,		
zmianę w terminarzu innych użytkowników w zależności od uprawnień,		
Udostępnianie mechanizmu ogłoszeń umożliwiającego systemowe tworzenie informacji dla pracowników Urzędu. Ogłoszenia powinny mieć możliwość łatwego edytowania treści poprzez wbudowany w system edytor, określania terminu ważności oraz adresatów (wszyscy pracownicy, zdefiniowane grupy, poszczególne osoby)		
Mechanizm komunikatów, tj. zapewnienie użytkownikom narzędzi do komunikacji z pojedynczym użytkownikiem lub określoną grupą użytkowników,		
Mechanizm rozsyłania korespondencji seryjnej do dowolnej liczby odbiorców, wybranych wydziałów lub wybranych grup odbiorców bez konieczności jej powielania,		
Integracja klienta systemu z usługami kwalifikowanego bezpiecznego podpisu elektronicznego, z wykorzystaniem API posiadającego deklarację producenta kwalifikowanego podpisu elektronicznego (producenta) o zgodności z odpowiednią Ustawą. Możliwość sygnowania korespondencji wychodzącej kwalifikowanym podpisem elektronicznym,		
Automatyczna, jednokrotna (zapamiętana i publikowana przez system) weryfikacja poprawności elektronicznego podpisu 		
Moduł wspomagający pracę Biura Rady oraz Kancelarii		
Ponadto obieg dokumentów powinien być wyposażony w moduł procesów pracy (workflow) posiadający min. następujące cechy i możliwości:		
Automatyczną weryfikację poprawności i kompletności zaprojektowanego procesu,		
Predefiniowanie ścieżek procesów, 		
Procedowanie sprawy trybem „ad hoc” tj. poprzez definiowanie na bieżąco kolejnego stanowiska zajmującego się sprawą, bez konieczności wykorzystania uprzednio zdefiniowanej ścieżki procedowania sprawy. System umożliwia zaniechanie na dowolnym etapie procedowania sprawy zgodnie ze ścieżką i kontynuowanie jej trybem „ad hoc” oraz umożliwia powrót na ścieżkę procedowania,		
Możliwość wyboru dowolnego rejestru na etapie rejestracji teczki sprawy w trakcie procedowania spraw „ad hoc”,		
Dzielenie spraw na podzadania i delegowanie ich do realizacji do różnych osób i komórek organizacyjnych,		
Kontrola i redefinicja procesów po ich wdrożeniu, kontrola realizacji poszczególnych etapów procedury,		
Określanie czasu zakończenia procesu i/lub etapu, nadawanie terminów,		
Realizację poleceń przekazanych pocztą wewnętrzną z możliwością ich śledzenia i kontroli etapu procesu,		
Wycofywanie spraw do poprzednich użytkowników,		
Graficzny edytor ścieżek (map) procesów, w tym: graficzna prezentacja z opisem funkcji wykonywanych na etapie procedowania sprawy (opis zawarty na obrazie generowanym przez system),		
Przydzielanie praw dostępu do poszczególnych etapów procesu na poziomie: użytkownika, grupy, roli, względnej hierarchii podległości,		
Obsługa szablonów nowych typów obiegu dokumentów oraz możliwość importu, eksportu w formacie XML,		
Plugin do edytora treści, dzięki któremu można tworzyć, zapisywać i edytować dokumenty (OpenDokument, Word, RTF) na podstawie zapisanego wzorca w repozytorium dokumentów za pomocą edytora treści np. Open Office i zapisywanie ich bezpośrednio w repozytorium dokumentów		
Wybór wyświetlania dokumentu w dwóch formatach (oryginalnym lub tekstowym)		
Wbudowana w system PKD		

Data .................................................                                           ............................................................
					                                         (podpis i pieczątka Wykonawcy)